• Incassobureau
  • Nederlandse Incassodienst
  • Postbus 736
  • 5600 AS Eindhoven
  • Tel. 040 - 236 57 84
  • Fax. 040 - 236 76 28
  • info@incassodienst.nl

Checklijst Debiteuren

Algemeen:

  • Zorg dat u weet hoeveel klanten en hoeveel omzet per (type) klant u heeft.
  • Stel hierbij kredietlimieten in tijd en geld Bijvoorbeeld : nieuwe klanten : max. 40 dagen en EURO 1.000,--.
  • Check regelmatig middels kredietinformatierapporten.
  • Weet wat het uitstaande saldo is.
  • Krijg inzicht in de gemiddelde betalingtermijn van uw klanten.
  • Maak een verdeling van het klantenbestand naar kredietrisico.
  • Tracht voorzover mogelijk de klant persoonlijk te kennen.
  • Registreer alle persoonlijk zaken van de klant.
  • Weet wat het aantal en bedrag van ter incasso gegeven vorderingen is.
  • Ken het aantal en de bedragen van oninbare vorderingen. (Bijv. Top-10)
  • Zorg binnen uw bedrijf voor ogen en oren waardoor u op de hoogte blijft.

Prospectfase:

  • Zorg dat uw verkopers/debiteurenbeheerders regelmatig actuele lijsten of bestanden krijgen met kredietwaardige prospects.
  • Maak een analyse van uw klantenbestand en zoek naar doelgroepen (klanten met veel omzet en goed betalingsgedrag).
  • Zoek juist overeenkomstige prospects.
  • Richt uw marketing activiteiten juist op die doelgroepen en niet op andere combinaties.

Acceptatiefase:

  • Zorg voor actuele Algemene Voorwaarden en deponeer ze bij de KVK.
  • Zorg dat de klant ze krijgt bij de offerte of voorafgaande aan koop/aanschaf.
  • Leg vast wie beslist in geval van afwijkende voorwaarden.
  • Zorg dat duidelijk is wie beslist of een bepaald kredietrisico aanvaardbaar is.
  • Bepaal of korting gegeven kan worden indien snel betaald wordt.
  • Zorg dat u ge´nformeerd wordt omtrent (wijzigingen) handelsnaam en rechtsvorm.
  • Vraag altijd om een voorschot of beter "Boter bij de vis"
  • Durf over contract- en betalingsvoorwaarden te onderhandelen maar blijf commercieel.
  • Bevestig altijd schriftelijk een opdracht (zeker mondelinge)
  • Zorg dat afspraken en toezeggingen schriftelijk worden vastgelegd. (ook tijdens de uitvoering van de werkzaamheden of levering van de goederen)
  • Discutabele omzet wordt het vurigst verdedigd. Wees duidelijk.
  • Accepteer geen contracten met vage verhalen of afspraken.

Facturatie & monitoring fase:

  • Zorg dat snel en foutloos op basis van de gemaakte afspraken wordt gefactureerd.
  • Zorg dat u inzicht heeft en houdt in de factuurdata en overeengekomen betaaltermijnen.
  • Zorg dat u geinformeerd wordt over verzoeken tot uitstel van betaling, personeelswisselingen en hoge voorraadvorming bij uw debiteur.
  • Zorg dat u op de hoogte blijft van aanzienlijke wijzigingen in levensstandaard,onderhoudstoestand van gebouwen, publicaties in vakbladen, geruchten in de markt en wijziging van werktijden bij uw debiteuren.
  • Voeg een overschrijvingsformulier toe voor automatische afschrijving.

Incasso fase:

Checklist telefonisch incasseren:

  • Laat duidelijk voelen dat u uw geld wenst en wel onmiddellijk, maar ga tegelijk tactvol en met stijl te werk. Dan bereikt u de beste resultaten.Wacht niet te lang met bellen maar bel op tijd. Werk altijd volgens een plan of schema.
  • Bedenk vooraf wat de toonzetting van het gesprek moet zijn, zakelijk, vriendelijk of streng.
  • Bereidt het gesprek goed voor en houdt de benodigde informatie bij de hand zodat onterechte tegenwerpingen direct kunnen worden weerlegd.
  • Vindt de oorzaak van de non-betaling.
  • Betalingsregelingen : niet meer dan 4 termijnen !!
  • Ga eerst na of levering, toezeggingen en facturering van uw kant volledig zijn nagekomen en correct zijn alvorens te bellen.
  • Neem alle klachten serieus en handel ze direct serieus af.
  • Probeer iets tegenover de betaling te stellen (bijvoorbeeld het uitleveren van een vastgehouden bestelling).
  • Zoek uit wie de verantwoordelijke persoon en vraag direct naar hem of haar.
  • Schrijf gemaakte afspraken op en bevestig deze schriftelijk. (voorkom vluchtige en korte e-mails)
  • Herhaal aan het einde van het gesprek de door de debiteur gedane toezeggingen.
  • Help de debiteur herinneren aan zijn toezegging door een dag voordat de termijn verstrijkt even te bellen.
  • Ook al heeft u het vertrouwen in de debiteur verloren: blijf altijd correct!
  • Vragen of bel voor een persoonlijk gesprek 040 - 236 57 84.

Checklist aanmanen:

  • Zorg dat u uw afnemer op tijd herinnert aan zijn betalingsverplichting.
  • Stuur b.v. 7 dagen na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur debiteur.
  • Vindt de oorzaak van de non-betaling.
  • Geen tijd? Stuurt u de debiteur een tweede, laatste schriftelijke betalingsherinnering.
  • Wijs de debiteur in uw brief op uw Algemene Voorwaarden, maar speciaal op de rente- en incassokosten clausules.
  • Neem op tijd actie: d.w.z. na 7 dagen een betalingsherinnering.
  • Geef openstaande vordering na 2 tot 4 maanden uit handen.
  • Maak gebruik van onze no-cure-no-pay-diensten gratis incasso

Vragen :

  • Waarom besteedt u teveel aandacht aan slecht betalende klanten ?
  • Waarom betalen uw vaste klanten nooit op tijd of pas na 80 dagen ?
  • Bent u ervan op de hoogte dat u geld moet bijlenen vanwege het slechte betalingsgedrag ?
  • Raakt u een klant kwijt als u deze telefonisch of schriftelijk op zijn late betalingen wijst ?

Meer checklijsten vindt u op www.checklijst.nl

Copyright ® Incassodienst.nl